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Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung bietet neben rechtlicher Sicherheit zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Vorteile

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.


Wirtschaftliche Vorteile

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.


Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die Archivierung dieser Daten bildet eine einfache Sicherungsmaßnahme.




IT-Kosten reduzieren
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.



Schnelle Suche für alle Anwender steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.


Technische Vorteile

E-Mail-Server entlasten

E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert

aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht

werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem

Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau

gehalten. Methoden wie die Auslagerung von EMails

in PST-Dateien werden überflüssig.


Kontrolle über PST-Dateien

PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu

sichern und aufwändig zu verwalten. Die

Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server

löst diese Probleme auf einfache Weise.


One-Click-Restore für alle Anwender

Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick

aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die

aufwändige Wiederherstellung von

Datensicherungen durch den Administrator entfällt

Völlig.


Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Postfachbegrenzungen als Instrument zur

Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-

Servers werden durch die E-Mail-Archivierung

vollständig überflüssig gemacht. Anwender werden

nicht weiter gezwungen, ständig „weniger

wichtige“ E-Mails zeitaufwändig zu löschen oder

auszulagern.


Backup und Wiederherstellung des E-Mail-

Servers vereinfachen

Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem

E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher

bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch

schneller wiederhergestellt werden.


Reduzierung des Speicherbedarfs

MailStore Server wurde für die sichere und

e=ziente Verwaltung sehr großer Datenvolumen

konzipiert und reduziert den Speicherbedarf zudem

über Single-Instance-Technologie und

Komprimierung.


Verteilte E-Mails zusammenführen

Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-

Server, Anwender-Rechner oder externe Service

Provider. Mit Hilfe von MailStore Server können alle

E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und

durchsucht werden.


Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im

Schadensfall

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-

Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung

der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser

Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem

Unternehmen und den Mitarbeitern

geschäftskritische Informationen nicht zur

Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers

oder beim Datenverlust bleiben alle E-Mails für alle

Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv

zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne

Unterbrechung fortgeführt werden.